La mairie recrute un assistant administratif (accueil du public et secrétariat du service urbanisme)
Mairie
La mairie recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en charge l’accueil physique et téléphonique des usagers (mairie principale et mairie annexe de St-Sorlin) et du secrétariat du service urbanisme.
Missions :
- Accueil du public, renseignement et orientation
- Accueillir le public aussi bien au téléphone que physiquement, de manière agréable et sérieuse,
- Donner le plus grand nombre de renseignements possibles aux usagers sur la commune et les service municipaux, et, le cas échéant, les réorienter vers les services compétents.
- Gestion de l’adresse mail d’accueil et du courrier
- Vérifier quotidiennement la boîte mail d’accueil de la mairie : répondre aux mails lorsque c’est possible (prendre le temps d’aller chercher l’information) et rediriger les mails ne pouvant être traités,
- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.
- Secrétariat du service urbanisme
- Délivrer des primo renseignements en matière d’urbanisme (zonage, type d’autorisation, etc.),
- Enregistrer les dossiers d’urbanisme dans le logiciel dédié,
- Consulter les concessionnaires réseaux (électricité, eau potable, etc.),
- Apporter une assistance administrative globale à la responsable de l’urbanisme (gestion des DIA, rédaction de documents administratifs, etc.).
- État civil et funéraire
- Renseigner les demandes des notaires, des généalogistes et des particuliers en matière d’état civil qui ne présentent pas de difficulté (copies ou extraits d’actes),
- Traiter les demandes de fermeture de cercueil et de crémation,
- Renseigner sur les concessions funéraires, grâce au logiciel cimetière.
- Assistance administrative auprès de différentes directions
- Effectuer des tâches d’assistance administrative auprès du directeur général et de la directrice adjointe (rédaction de courrier simples, mise en ligne d’informations ou de documents sur le site de la collectivité, etc.),
- Rédiger des courriers simples et mettre sous pli les envois en masse.
Savoirs être et savoirs faire :
- Savoir gérer plusieurs demandes en même temps, savoir être polyvalent
- Faire preuve de patience, de diplomatie et d’amabilité et conserver une neutralité en toutes circonstances
- Maîtriser l’expression écrite et orale (bonne syntaxe, pas de fautes de grammaire ou d’orthographe) et être à l’aise avec le numérique,
- Connaître les techniques d’accueil et les règles de communication,
- Savoir s’adapter aux différents publics
Conditions d’exercice :
- Temps de travail : 35 h par semaine. L'agent peut être amené à faire des heures supplémentaires à la demande du responsable de service.
- Jours et horaires de travail : du mardi au samedi.
Les horaires de travail sont à définir avec l’agent, sachant que la présence en mairie lors des permanences d’accueil (physique et téléphonique) est indispensable (9h-12h et 14h-17h du mardi au vendredi, 9h-12h le samedi).
Poste à pourvoir : dès que possible
Plus plus d’informations, contactez Thaïs Maison, responsable du pôle population sur population@chabaniere.fr.
Lettre de motivation et C.V. à adresser dans les meilleurs délais, de préférence par mail à drh@chabaniere.fr
Ou par courrier à Monsieur le Maire – service R.H. – parc communal du peu – 69440 CHABANIERE.